Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Yhdistyksen nimi ja osoite

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi
Osoite
Puhelin
Sposti

Rekisterin nimi

XXX  asiakas- ja toimeksiantorekisteri

Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa on tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme asiakkaistamme ja kuinka tietoja käytämme tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietosuojaselosteessa on myös tietoa asiakkaan oikeuksista liittyen omiin henkilötietoihin. Käsittelemme henkilötietoja aina voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu XXX  ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen ja asiakkaan suostumukseen. Henkilötietoja käsitellään asiakkaan, oikeuden tai muun viranomaisen määräämän tehtävän hoitamiseksi, laissa säädettyjen velvollisuuksien noudattamiseksi sekä oikeutetun edun toteuttamista varten.

Yhdistyksemme käsittelee tarvittaessa myös alaikäisten henkilötietoja. Alaikäisten henkilötietojen käsittely toteutetaan yleisen tietosuoja-asetuksen periaatteiden mukaisesti erityistä varovaisuutta noudattaen ja käsittelyyn pyydetään suostumus lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään seuraavia käyttötarkoituksia varten

– Asiakassuhteen hoitaminen, seuranta ja kehittäminen, asiakassuhteeseen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen
– Asiakkaan maksukäyttäytymisen ja työtilausten seuraaminen
– Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttäminen

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin pääasialliset tiedot riippuen onko kyseessä henkilöasiakas vai yritysasiakas:

-Yrityksen nimi
-Yrityksen osoite
-Y-tunnus
-Henkilön nimi
-Henkilön osoite
-Henkilötunnus
-Sähköpostiosoite
-Lainsäädännön edellyttämän toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta
-Toimeksiannon laatu
-Asiakkaan vasta- ja myötäpuolia koskevat yksilöinti-/henkilötiedot -Maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot, myös vakuutustiedot
-Toimeksiannon hoitamisen yhteydessä saadut muut toimeksiannon hoitamiseksi tarvittavat henkilötiedot koskien esimerkiksi asiakkaan siviilisäätyä, perhesuhteita, työpaikkaa, varallisuutta, velkoja, verotietoja ja terveydentilaa.

Suoritamme kaikki mahdolliset ja kohtuulliset toimenpiteet seurataksemme tietojen ajantasaisuutta ja tietojen muuttuessa tarkistamme rekisteritiedot. Täten varmistamme, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot tulee poistetuksi tai oikaistuksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallisena tietolähteenä toimii Asiakas itse ja Yrityksen osalta yrityksen yhteyshenkilö.

Tietoja voidaan kerätä myös viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriotteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Tietojen säilyttämisajat

Asiakas- ja toimeksiantorekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen yhdistyksen toiminnan kannalta sekä meitä velvoittavan lainsäädännön ohjeistuksen mukaan. Toimeksiantoja koskeva materiaali säilytetään vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Sen jälkeen säilytämme tietoja siltä osin kuin esteellisyyksien selvittämiseksi ja työntekijöidemme oikeusturvan kannalta on tarpeen.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen käytössä.

Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille paitsi lainsäädännön velvoittaessa.

Toimistollamme on sopimuksia tiettyjen palveluntarjoajien kanssa, jotka osana tarjoamaansa palvelua voivat käsitellä henkilötietoja puolestamme. Palveluntarjoajien kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen asiamukaisen käsittelyn varmistamiseksi myös näissä tilanteissa.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, sopimuksellinen asia tai palvelun tuottaminen henkilölle estä tietojen poistamista.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.

Ainoastaan rekisterinpitäjällä tai sen lukuun toimivalla taholla on pääsy rekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin yhdistyksemme myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti.

Yhdistyksemme huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiakkaan oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on talletettu. Tämä pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Oikeuden käyttö on maksutonta.

Asiakkaalla on oikeus pyytää oikaisemaan häntä koskeva virheellinen tieto. Lisäksi asiakkaalla on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.

Siltä osin, kun asiakas on toimittanut meille itse tietoja, asiakkaalla on oikeus saada tällaiset tiedot koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. 029 566 6700, tietosuoja@om.fi.

Lisätietoja

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä meihin kirjeitse tai sähköpostilla:

XXX